Nelle piccole o grandi realtà aziendali può essere di grande aiuto, disporre di un sistema di lettura ottica che permetta di scannerizzare e archiviare documenti in modo semplice e veloce.
Se sei alla ricerca di un programma informatico del genere dai uno sguardo al sito Datasis.it, dove troverai tutte le informazioni necessarie a valutare se questo software è un sistema utile a ridurre il tempo che generalmente viene impiegato per svolgere una comune attività di archiviazione.
Ti anticipiamo che le attività che si sono affidate a questo programma informatico – per la lettura e la catalogazione dei dati e dei documenti – hanno riscontrato un risparmio di tempo che va dal 60 al 95%.
Software di archiviazione che si adatta alle esigenze aziendali
In commercio sono presenti diversi software per la catalogazione e archiviazione di dati e documenti. La differenziazione dei prodotti è riconducibile alle molteplici esigenze che ogni azienda o ufficio può avere.
Una delle soluzioni più apprezzata è un programma informatico di lettura ottica programmabile, che si adatta perfettamente ai bisogni di realtà medio-piccole. Si tratta di sistemi molto intuitivi e quindi semplici da utilizzare, che non richiedono particolari conoscenze o attrezzature.
Per usare qualsiasi lettore ottico sono sufficienti gli hardware di cui dispone ogni azienda/ufficio, ovvero un PC dotato del sistema operativo Windows al quale sarà possibile affiancare un lettore/scanner che leggerà i documenti (stampati o manoscritti, codici a barre e segni di marcatura su entrambe le facciate dei documenti).
Tuttavia, sul mercato sono presenti anche lettori ottici pensati per le grandi aziende che hanno una mole maggiore di dati e di documenti da gestire. In questo caso il software ideale deve avere un’efficiente superiore e, come unico scopo, il dimezzamento dei tempi di archiviazione. Tutto ciò è possibile solo offrendo un servizio di riconoscimento che comprende sia i segni di marcatura che i codici a barre, sia i caratteri manoscritti che dattiloscritti.
Qualsiasi software per la lettura ottica dei documenti deve essere preciso e affidabile, riuscendo a riconoscere anche i dati inseriti all’interno di moduli strutturati. Questa esigenza può essere soddisfatta tramite specifici software che si contraddistinguono per la loro intuitività e possono essere utilizzati sin dal primo giorno di attivazione, senza che vi sia bisogno di partecipare a corsi di formazione.
La lettura ottica di documenti strutturati e non
In alcune realtà aziendali è opportuno avere un programma informatico che sappia leggere ed estrarre i dati da documenti cartacei non strutturati, parliamo cioè di DDT o di fatture.
Sebbene da poco più di un anno la fattura cartacea abbia lasciato il posto a quella elettronica, nelle aziende spesso circolano documenti non strutturati che contengono informazioni che vanno digitalizzate a mano.
In circostanze del genere, si impegna un dipendente in un’attività che oltre ad essere dispendiosa in termini di tempo e di denaro, ha un effetto negativo sul rendimento del lavoratore che si ritrova a svolgere un compito poco stimolante e noioso.
Può essere utile avere un software che riesce in breve tempo a protocollare sia i documenti fisici che digitali, oltre ad eseguire l’archiviazione degli stessi. Per fortuna in commercio esiste un programma del genere che si caratterizza per la sua duttilità, adattandosi a tutti i sistemi gestionali e rendendo più facile e veloce i lavoro in qualsiasi ufficio.
Lettore ottico mobile
Per alcune categorie di lavoratori può essere utile avere un lettore ottico mobile, parliamo di un programma informatico perfetto per agenti di commercio, tecnici che operano sul territorio oppure ispettori.
Quando un software di lettura ottica si appoggia ad un dispositivo mobile come uno smartphone, il problema principale è legato alla bassa qualità dell’immagine. Per questo motivo è consigliabile scegliere un lettore ottico munito di fotocamera che sia in grado di scattare immagini in alta definizione.
Conclusioni
Nell’era della digitalizzazione disporre di un programma informatico che si occupi della memorizzazione di dati – riuscendo a trovarli con un click – è un servizio indispensabile per qualsiasi azienda (piccola o grande che sia), che voglia crescere e diventare sempre più efficiente.
